Dokumenty
Umowy, polisy, załączniki, potwierdzenia i pliki przypisane do konta.
Portale klienta i strefy samoobsługi
BeeLogic / portale klienta
Portal klienta, który przenosi obsługę do jednego miejsca.
Projektujemy bezpieczne strefy klienta, w których użytkownik widzi swoje sprawy, dokumenty, zgłoszenia, płatności, historię i statusy bez szukania informacji w mailach, telefonach i rozproszonych załącznikach.
Kontodane i dostęp po zalogowaniu
Sprawystatusy, zgłoszenia i decyzje
Dokumentypliki, umowy i historia
Strefa, nie formularz
Klient nie pyta, gdzie jest dokument. Po prostu go widzi.
Portal klienta działa jak uporządkowany pulpit współpracy. Zamiast wysyłać kolejne załączniki i odpisywać na te same pytania, firma udostępnia klientowi własne konto z informacjami, które mają znaczenie w danym procesie.
To nie musi być wielki system od pierwszego dnia. Często wystarczy dobrze zaprojektowana pierwsza wersja: logowanie, lista spraw, dokumenty, statusy i panel administracyjny dla zespołu.
Strefa klientaaktywny dostęp do spraw i dokumentów
3 sprawyw toku
Statusy
Etapy sprawy, decyzje, terminy, wymagane działania i historia zmian.
Płatności
Rozliczenia, faktury, linki płatnicze albo potwierdzenia wykonania usługi.
Powiadomienia
Komunikaty o zmianach, brakujących danych i kolejnych krokach.
Dla klienta
Jedno konto, przejrzysty widok spraw, aktualne dokumenty, historia kontaktu i możliwość wykonania prostych działań bez czekania na odpowiedź zespołu.
Dla obsługi
Panel administracyjny pokazuje kontekst klienta, ostatnie zmiany, brakujące elementy i osoby odpowiedzialne za dalszy przebieg sprawy.
Dla firmy
Proces obsługi zostaje zapisany w systemie: z rolami, uprawnieniami, śladami decyzji i możliwością dalszej rozbudowy o kolejne moduły.
Przykład zastosowania
Portal dla firmy ubezpieczeniowej nie musi wyglądać jak klasyczna aplikacja.
W takim rozwiązaniu klient loguje się nie po to, żeby „pracować w systemie”, ale żeby sprawdzić własną polisę, pobrać dokument, zgłosić zmianę, zobaczyć termin płatności albo wrócić do historii kontaktu.
Polisy i dokumentyKlient widzi aktualne dokumenty, wersje, załączniki i potwierdzenia.
Terminy i płatnościSystem pokazuje daty, statusy, przypomnienia i informacje wymagające reakcji.
Zmiany i zgłoszeniaNowa sprawa trafia do panelu obsługi z kompletem danych i śladem decyzji.
Dostęp i roleKażdy widzi tylko to, do czego powinien mieć dostęp w swoim kontekście.
Ścieżka użytkownika
01
02
03
04
05
Portal porządkuje momenty, w których zwykle zaczyna się chaos.
Projektujemy go wokół realnych scenariuszy, nie wokół listy funkcji. Dzięki temu użytkownik wie, co może zrobić, a zespół widzi, co wydarzyło się po drugiej stronie.
Logowanie
Bezpieczny dostęp do własnego konta, danych i historii.
Widok spraw
Lista aktywnych procesów, statusów i wymaganych działań.
Dokument
Pobranie, dosłanie, zaakceptowanie albo uzupełnienie pliku.
Decyzja
Zapis zmiany, komentarza, zgłoszenia albo potwierdzenia.
Historia
Pełny kontekst dostępny przy kolejnej rozmowie z klientem.
Efekt
Obsługa klienta zyskuje własne środowisko, a nie kolejną skrzynkę odbiorczą.
Portal klienta nie zastępuje relacji z firmą. On usuwa z niej powtarzalny chaos: załączniki, pytania o status, rozproszone dokumenty i brak widoczności po obu stronach.
Mniej rozproszonej komunikacjiKlient i zespół patrzą na te same dane, dokumenty i statusy.
Lepszy kontekst obsługiHistoria sprawy nie znika między mailami, osobami i plikami.
Porządek w dostępieRole i uprawnienia pilnują, kto widzi dokumenty, decyzje i dane.
Podstawa pod rozwójPortal można rozbudować o płatności, integracje, automatyzacje i kolejne moduły.
Zakres inwestycji
Start
Proces
Integracje
Portal klienta można wdrożyć etapami: od strefy dokumentów po pełną samoobsługę.
Największy wpływ na budżet mają: logowanie, role, dokumenty, formularze, statusy spraw, integracje z systemami firmy i wymagania bezpieczeństwa.
Strefa klienta
Najczęściej od 35–70 tys. zł netto. Konto klienta, dokumenty, podstawowe dane, historia i formularz kontaktu lub zgłoszenia.
Portal obsługowy
Najczęściej od 70–140 tys. zł netto. Statusy spraw, role, powiadomienia, workflow po stronie zespołu i uporządkowana historia komunikacji.
Portal transakcyjny
Zwykle od 140 tys. zł netto. Integracje z CRM, płatnościami, polisami, dokumentami, ERP albo innymi systemami operacyjnymi firmy.
Przykład realizacji
Portal klienta dla obsługi polis, dokumentów i zgłoszeń bez przepychania informacji mailem.
Klient nie loguje się do portalu po to, żeby pracować w systemie. Loguje się, żeby szybko zobaczyć własne sprawy, pobrać dokument, zgłosić zmianę i wiedzieć, co dzieje się dalej.
WyzwanieDokumenty, pytania o status i zgłoszenia wracały do zespołu w różnych kanałach.
ZakresKonto klienta, dokumenty, sprawy, statusy, formularze zgłoszeń i historia kontaktu.
BezpieczeństwoDostęp do danych został oparty o role, kontekst klienta i jasne reguły widoczności.
EfektKlient widzi swój kontekst, a zespół obsługi nie musi składać historii sprawy z kilku skrzynek.
